僕は電話は苦手です。
嫌いと言ってしまってもいいかもしれないくらいに。
しかし、人と何かをやりとりする以上、電話を使わなくてはならないし、伝言メモを残す必要があります。
自分宛ての場合でも、何かの作業の依頼であったり待ち合わせであったり、とにかくメモは取ります。

自分の机の上に置かれていたメモが超絶読みにくかったので
ふと、「どうやったら効率が出るか、そしてわかりやすいか」と思ってツイートしてみました。

【募】電話応対用のメモってあるじゃないですか?あれってなかなか使いやすいの見かけないんですけど、どこかいいメーカーのとか、こういうの使ってるよ~とかあったら是非教えてください>< うちはこんなんですっていう宣伝でもいいよ!Tue Oct 18 01:30:46 via HootSuite

そしたら、いくつか返信くださった方がいらっしゃいまして、調度いいので真剣に考えてみることにしました。

答えてくださった方の1人、ゴロドク(@gorodoku)さんは

@X_urara_X 市販のってあるのですか?前の会社では自分の使いやすいようなのを自分で作ってました。Tue Oct 18 01:31:46 via TweetDeck


とのことで、これは僕も考えたことあります。
印刷する手間を気にしなければこれが一番いいんですけどね。
なぜって、その業種によってはフォーマットをある程度変えておいた方が楽ってこともあるのだから。

他に@kmhiyoさんからははてなの記事を教えていただきました。ありがとうございました!

無料で印刷して使えるテンプレート!
テンプレートって響きが良いよね!
無料って素敵!

僕はこういうのは機能美を追求する派なので、正直デザインよりも書きやすさを優先するんです。
そこで、ゴロドクさんが使ってたという項目と、テンプレサイトにあるものの項目を照らし合わせ、使いやすい伝言メモ(通話メモ)を模索しようと思ったのです!(ドーン ここまで前振り)

ゴロドクさん作、伝言メモちなみにゴロドクさん、記憶を辿って書いてみてくれました。なんていい方なんでしょぅ(うДと)
ゴロドクさんのブログ、視点がおもしろいので是非見てみてくださいね!

そして、このやり取りもブログにまとめてくださいましたよ!

いわゆる電話応対時の伝言メモ用紙を記憶をたどりながら再現してみました@56docブログ
最後らへんで発破かけられてます。
プレッシャーです。
(((;゜Д゜)))ウヒィ

で、そもそも効率を落としてるのは…

僕は他人に渡すときにはメモを清書しなおして渡しているので、そこに時間がかかっているっていう自覚があります。
人によっては、メモを取るのに漢字を使っていて手が追いつかないというのもあるのかな。
一字一句間違わないように取ろうとしたりすると余計に。
僕はメモを取るときは基本カタカナばっかで軽く電報みたいになってますwww
よくよく考えたら電報って結構いいシステムだったのかもなぁ…。
もちろん、話の流れによって項目がいったりきたりすることもあり得るので、定型を決めるかよほど整理して書かないとどの情報が(最終的に)正しいのかわからないなんてことにもなりかねません。

じゃあ、実際に作ってみるとして項目はどんなもんだろうか。

いろいろ考えた結果、自作してしまうことにしました。
汎用伝言メモのフォーマット、1つ持ってた方が後々同じことを思ったときに手を加えるのが楽だな、と思ったからです。

さて、まずは半ば当たり前の項目を洗い出してみましょう。

  • 電話のあった日時
  • 電話の相手の社名・氏名
  • 宛名
  • 電話を受けた人の名前(要は署名)
  • 概要
  • 内容

概要に関しては更に

  • お電話ください + 連絡先
  • また後ほどお電話します。
  • メールを送りました。ご確認ください。
  • FAXを送りました。ご確認ください。
  • 電話があった事をお伝えください
  • 用件は次のとおりです + 内容

あたりが一般的でしょうか。
仕上がりサイズはA6もしくはB7ですが…普通にA4を4つに切るのが楽なんで、A6で。
1枚ずつカッターで切るとなると大変だろうけど、そこはもう「裁断機ぐらいあるに違いない」という素敵仕様で。
SOHOの方だと持ってないというか初っ端っから必要ない人もいらっしゃるとわかってはいるんですけどね。実際僕の自宅には裁断機ないですし。
A4のメモも考えて見たほうがいいかしらw

電話の応対時を考えてみる

次に、電話応対の時に書くものなので、その状況を考えてみることにします。

よくある電話の流れ
  1. 自分「○○(自社名)でございます」
  2. 相手「○○(相手社名)の△△(相手名)と申しますが、□□様はお手空きでしょうか?」
  3. 自分「少々お待ちくださいませ」→(不在)→「申し訳ございません。□□は外出しているようですが、お急ぎでしょうか?」
  4. 相手「では…」→(概要のうちどれか)
  5. 自分「かしこまりました。(概要)と□□に申し伝えます。私、(名前)が承りました」

つまり記載する順番は、相手に関して→自社に関して→内容に関して→時間。
これが普段の自分のだいたいの流れなんですが、 間違ってないとも限らないな…と思ったので、裏取りも兼ねて入社時に商工会議所がらみで受けたビジネスマナー講座のテキスト引っ張り出してきて確認したら問題ありませんでした。ちょっと安心w

机の上に置かれていたのを見つけた状況を考えてみる

机が整頓されてるかにもよりますが、ぽんっと置かれていてもわかりやすいのはどういうスタイルでしょう。
情報を絞りに絞れば「誰からどういう連絡があったか、そして何を求められているか」に尽きます。
最短で、誰にどういうアクションをするかがわかるのが重要でしょう。

実際に作ってみた

作ってみたメモのサムネイル話が長くなってしまいましたが、これらを踏まえて僕が作ってみたのがコレです。
実際は数パターン作ってはみましたが、一番使いやすいなと感じたのだけお披露目。
予め断っておきますが、全然特別なことはしてません。
普通すぎ。
飾り気がないのは仕様です。
一応、下地にイラストいれたりも考えたんですけど、無い方がすっきりしてて好きだったので。

【なぜこうなったか】

  • 一番よくある項目は「折り返しお電話を」の流れだと実感していることもあり、項目として一番上に。
  • ↑の状況時、そこより上だけを見ればいいように電話番号は相手名の下に。
    余談ですが、個人的には伝言を預かるなどの場合でも念の為に電話番号は聞いておくべきだと思ってます。
  • 長い社名の場合を考えて、相手名を書ける場所は2段に。
  • 「~様よりご連絡がありました」 になったのは社内メモとしても使えるかなと思ったためです。
    例えば、社長がツカツカ歩み寄ってきて「これ、○○に××って伝えておいて」と封書とか預けられたときに添えるために。(ようするに今まさにそういう状況だった)
  • メールかFAX送ったら追電いれると思うので、その対応用に。
  • 処理済枠を作ろうかとも思ったんですが、その人によってわかりやすい書き方が違うから保留。
    病欠のときとかに代理処理した場合は、それがあると2重処理防止になるとは思うんだけど、そもそもその体勢もどうなのという話もある。

【仕様と注意事項】

  • GNU-GPLライセンス
    個人利用/商用利用・改変はご自由にどうぞ。
    著作権は放棄していません。
    なお、ライセンスを決めるにあたっては「[ライセンス]どれにする?制作者視点での目的別ライセンスの選び方」via WEBCRE8.JP を参考にさせていただきました。
  • 使用フォント:Takaoフォント:ゴシック
  • 元データが欲しいとかいう奇特な方がいましたらご連絡ください。
    IllustratorCS3(Win)のデータでよければご用意できます。(レイヤーとかいただけないことになってますがw)
  • その他ツッコミ所もガシガシtwitterやメールでくださいませ。凹みつつ手直ししますw

【ダウンロード】

電話応対メモ電話応対メモ ver.0.1α -

だいぶ時間をかけて、無い頭を捻って考えたつもりではありますが、まだまだ改善点もあるかもしれません。
それでもいいよ~って方は、是非使ってみてください。
フィードバックを頂ければ、超真剣に考えさせていただきますw

結局のところ、なぜ市販のじゃダメだったのか

もう一度視点を戻してみて、何でこのエントリを立ち上げるまでになったのかを考えてみると、要はこういうことなのかもしれない。

  • 使ってみないとそのよさはもちろんわからないんだけど、気に入らなかった場合にメモがどんどん無駄になる。
    「使いにくい」と思ってしまっている分、ストレスが溜まるし。
  • 見た目かわいらしいのがかえって邪魔。
    可愛いもの好きの人にはいいでしょうし、これは好き好きですね。
総まとめ 僕はワガママです。